Закон Республики Вестина "О Национальном цифровом архиве"

Дата вынесения в ИС "Гражданское участие" и сроки обсуждения	С 03.02.2026 по 08.02.2026	Проект обсуждения
Дата принятия Гарациумом	10 февраля 2026 года	Постановление Гарациума №1-2026
Дата введения в силу	13 февраля 2026 года	Указ Президента №50 от
Регистрационный номер реестра - 2 Внутренний номер регистрации - 13
Статус акта	Действует

---

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ ВЕСТИНА

«О НАЦИОНАЛЬНОМ ЦИФРОВОМ АРХИВЕ»

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1. Цель и предмет регулирования

1. Настоящий Закон определяет правовые основы формирования, ведения, хранения, использования и защиты цифрового архива Республики Вестина (далее — Цифровой архив), а также устанавливает требования к составу архивируемых документов, срокам хранения, форматам, метаданным и доступу.

2. Действие Закона распространяется на государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, а также на иные юридические и физические лица в случаях, прямо предусмотренных законодательством Республики Вестина.

   
   

Статья 2. Основные термины и определения

В настоящем Законе используются следующие термины:

1. Цифровой архив — государственная информационная система, предназначенная для централизованного хранения электронных документов и цифровых копий документов, имеющих юридическую, историческую, управленческую, культурную или иную общественную ценность;

2. электронный документ — документ, созданный в электронной форме, подписанный электронной подписью и имеющий юридическую силу;

3. оцифрованный документ — цифровая копия документа, созданного на бумажном или ином материальном носителе;

4. метаданные — структурированная информация, описывающая содержание, происхождение, формат, статус, сроки хранения и условия доступа к документу;

5. архивный фонд — совокупность документов, подлежащих долговременному или постоянному хранению;

6. депонирование — передача документов на хранение в Цифровой архив;

7. классификация доступа — установление уровней доступа к документам в зависимости от содержащейся информации.

   
   

Статья 3. Принципы ведения Цифрового архива

Цифровой архив основывается на принципах:

1. законности и подлинности;

2. целостности и неизменяемости данных;

3. доступности при соблюдении ограничений;

4. технологической нейтральности и интероперабельности;

5. защиты персональных данных и государственной тайны;

6. долгосрочной сохранности.

   
   

ГЛАВА 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Статья 4. Обязательному хранению подлежат В Цифровом архиве подлежат обязательному хранению:

1. нормативные правовые акты Республики Вестина и официальные разъяснения к ним. Хранению подлежат как действующие, так и прекратившие действия нормативно правовые акты;

2. решения, приказы, распоряжения и иные акты государственных органов;

3. указы, распоряжения Президента Республики Вестина;

4. Постановления Гарациума Республики Вестина;

5. документы выборов, референдумов и иных форм прямого волеизъявления граждан;

6. судебные акты и материалы судебных дел после их завершения;

7. государственные реестры, кадастры и базы данных, имеющие публично-правовое значение;

8. документы, подтверждающие права и обязанности граждан и организаций (реестры прав, лицензии, разрешения, сертификаты);

9. бюджетная, финансовая и статистическая отчетность государственных органов;

10. документы о создании, реорганизации и ликвидации государственных организаций;

11. материалы, имеющие историческую, культурную или научную ценность;

12. выпуски Республиканской газеты «Суверенная Вестина»;

13. официальные переписки государственных органов;

14. иные документы, отнесенные к архивному фонду актами уполномоченного органа.

    
    

Статья 5. Добровольное депонирование

1. Юридические и физические лица вправе передавать в Цифровой архив документы, представляющие общественный интерес, при соблюдении требований законодательства о персональных данных, авторском праве и коммерческой тайне.

2. Порядок добровольного депонирования устанавливается уполномоченным органом.

3. Добровольное депонирование осуществляется в случае, если предоставляемые лицом материалы имеют значительную общественную, культурную, научную, историческую или иную государственную ценность.

4. При заявке на добровольное депонирование, уполномоченный орган исследует материал и принимает на хранение, либо отказывает с предоставлением мотивированного отказа.

5. В случае принятия материалов на хранение, уполномоченный орган передаёт владельцу акт о принятии материалов на хранение со всеми метаданными.

6. Размещение материалов, переданных на добровольное депонирование, в публичном или закрытом секторе осуществляется уполномоченным органом после проведения исследования материалов.

7. Изъятие материалов, переданных на добровольное депонирование, из архивного фонда осуществляется специальным протоколом.

   
   

ГЛАВА 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Статья 6. Категории сроков хранения

1. Документы в Цифровом архиве хранятся в следующих категориях:

   1. постоянного хранения;

   2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

   3. временного хранения (до 10 лет).

      
      

Статья 7. Постоянное хранение

К документам постоянного хранения относятся:

1. Конституция Республики Вестина, конституционные и иные основополагающие законы;

2. международные договоры;

3. акты высших органов государственной власти;

4. документы выборов и референдумов;

5. судебные решения высших судебных инстанций;

6. документы, имеющие историческую, культурную или научную ценность.

   
   

Статья 8. Долговременное хранение

1. Срок хранения не менее 25 лет устанавливается для:

   1. финансовой и бюджетной отчетности;

   2. реестров прав и лицензий;

   3. кадровых документов государственных органов.

   4. Выпусков Республиканской газеты «Суверенная Вестина»

2. Срок хранения не менее 10 лет устанавливается для:

3. договоров и контрактов государственных органов;

4. материалов проверок и аудитов.

   
   

Статья 9. Временное хранение

1. Срок хранения от 1 до 10 лет устанавливается для текущей переписки, технических отчетов и иных документов оперативного характера.

2. По истечении срока временного хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке либо переводу в категорию долговременного или постоянного хранения по решению экспертной комиссии.

   
   

ГЛАВА 4. ФОРМАТЫ, СТАНДАРТЫ И МЕТАДАННЫЕ

Статья 10. Форматы хранения

1. Документы в Цифровом архиве хранятся в открытых, общепринятых и долгосрочно поддерживаемых форматах.

2. Рекомендуемые форматы:

   1. текстовые документы — PDF/A, XML;

   2. изображения — PNG;

   3. аудиовизуальные материалы — WAV, MP4 (H.264/H.265);

   4. базы данных и реестры — XML, JSON, CSV с описанием схемы.

3. Применение иных форматов допускается при условии обеспечения возможности долгосрочного чтения и конвертации.

   
   

Статья 11. Метаданные

1. Каждый документ должен сопровождаться обязательным набором метаданных:

   1. уникальный идентификатор;

   2. наименование;

   3. дата и место создания;

   4. автор или орган-издатель;

   5. правовой статус;

   6. категория срока хранения;

   7. уровень доступа;

   8. контрольная сумма (хеш) для проверки целостности.

2. Метаданные формируются по национальному стандарту архивного описания.

   
   

Статья 12. Аутентичность и неизменяемость

1. Электронные документы хранятся с обеспечением их подлинности посредством электронной подписи, временных меток и криптографической защиты.

2. Любое изменение документа фиксируется в журнале аудита с сохранением предыдущих версий.

   
   

ГЛАВА 5. ДОСТУП К МАТЕРИАЛАМ АРХИВ

Статья 13. Уровни доступа

1. В Цифровом архиве устанавливаются следующие уровни доступа:

   1. открытый сектор (публичный);

   2. закрытый сектор

2. Публичный сектор доступен для всех граждан в свободном доступе. Хранению в публичном секторе подлежат все виды документов, которые не содержат в себе сведений, содержащих государственные секреты и иные сведения, для ознакомления с которыми необходимо иметь государственный допуск и определённую должность.

   
   

Статья 14. Порядок предоставления доступа к материалам в закрытом секторе

1. Доступ к определённым объектам, хранящимся в закрытом секторе, предоставляется гражданам по их официальному запросу. Запрос направляется через официальную форму и рассматривается уполномоченным органом в течение трёх рабочих дней.

   1. В случае разрешения уполномоченным органом доступа, гражданину направляется уведомления с данными доступа.

   2. Доступ к материалам закрытого сектора не допускает прямого копирования, скачивания, сохранения материалов и имеет ограниченный срок – не более 7 дней.

   3. Уполномоченный орган имеет право отказать в доступе с предоставлением запрашиваемому мотивированного письменного отказа.

   4. Доступ к документам, хранящимся в закрытом секторе и имеющим гриф секретности, а также ко всем материалам, относящимся к государственным секретам, предоставляется только лицам, имеющим на это полномочия и действующий допуск к государственным секретам.

   5. Открытие доступа к материалам закрытого сектора фиксируется в специальном журнале учёта (цифровом) с занесением следующих данных:

      1. Ф.И.О. получившего доступ;

      2. Дата и время предоставления доступа;

      3. Материал(-ы) к которому предоставляется доступ;

      4. Дата окончания доступа.

         
         

ГЛАВА 6. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ, СТРУКТУРИРОВАНИЯ, СЕРТИФИКАЦИИ И УЧЁТА МАТЕРИАЛОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

Статья 15. Порядок учёта материалов архивного фонда

1. Материалы архивного фонда подлежат обязательному учёту.

   1. Создаётся единый электронный журнал архивного фонда, где фиксируются все материалы, переданные на хранение. Журнал содержит следующие сведения:

      1. Наименование материала (на русском и английском языках);

      2. Дата создания (принятия) если известен;

      3. Тип материала;

      4. Сектор размещения;

      5. Тип доступа;

      6. Государственный орган, юридическое лицо, физическое лицо или иной источник, передавший на хранение;

      7. Дата принятия на хранение;

      8. Оригинальный язык;

      9. Идентификатор и ссылка постоянного размещения.

2. Доступ к журналу является закрытым. Выписка о наличии/отсутствии какого-либо материала в числе архивного фонда выдаётся уполномоченным органом по запросу.

   
   

ГЛАВА 7. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ И СНЯТИЯ С ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ

Статья 16. Общие основания уничтожения и снятия с хранения документов

1. Уничтожение и снятие с хранения документов и материалов Цифрового архива допускается исключительно в случаях и порядке, предусмотренных настоящим Законом.

2. Основаниями для уничтожения или снятия с хранения являются:

3. истечение установленного срока временного хранения;

4. признание документов не подлежащими дальнейшему хранению по результатам экспертной оценки;

5. наличие дубликатов, не представляющих архивной, правовой, исторической, культурной или научной ценности;

6. техническая непригодность документа при отсутствии ценности и невозможности восстановления.

7. Уничтожение документов постоянного и долговременного хранения не допускается, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

8. Запрещается уничтожение документов, если:

9. в отношении них ведётся судебное, административное или иное разбирательство;

10. документы запрошены судом, следственными или иными уполномоченными органами;

11. документы имеют признаки исторической, культурной или научной ценности до завершения экспертной оценки.

Статья 17. Порядок уничтожения документов и материалов

1. Уничтожение документов осуществляется только после утверждения решения экспертной комиссии уполномоченным органом.

2. Уничтожение цифровых документов производится способом, исключающим возможность их восстановления, включая:

3. криптографическое затирание;

4. физическое уничтожение носителей информации;

5. иные сертифицированные методы.

6. В случае уничтожения оцифрованных документов, уничтожению подлежит исключительно цифровая копия, если иное не установлено законодательством.

7. Факт уничтожения оформляется актом уничтожения, который содержит:

8. наименование уничтоженных документов;

9. идентификаторы и метаданные;

10. основание уничтожения;

11. способ уничтожения;

12. дату и время уничтожения;

13. сведения о лицах, ответственных за уничтожение.

14. Акт уничтожения подлежит бессрочному хранению в Цифровом архиве.

Статья 18. Снятие документов с хранения без уничтожения

1. Снятие документов с хранения допускается без их уничтожения в случаях:

2. передачи документов в иной государственный архив;

3. возврата материалов владельцу при добровольном депонировании;

4. передачи документов на международное архивное хранение в соответствии с международными соглашениями.

5. Снятие с хранения оформляется актом передачи, содержащим:

6. перечень документов;

7. основания снятия с хранения;

8. сведения о получателе;

9. условия дальнейшего хранения и доступа.

10. Сведения о снятии документов с хранения подлежат обязательному внесению в электронный журнал архивного фонда.

    
    

Статья 19. Особые условия уничтожения документов, содержащих ограниченную информацию

1. Уничтожение документов, содержащих государственные секреты, персональные данные или иную информацию ограниченного доступа, осуществляется с соблюдением требований законодательства о защите информации и государственной тайне.

2. Уничтожение таких документов проводится в присутствии уполномоченных лиц, имеющих соответствующий допуск.

3. Информация о факте уничтожения документов с ограниченным доступом подлежит учёту без раскрытия их содержания.

   
   

ГЛАВА 8. УПОЛНОМОЧЕННЫЙ ОРГАН И РУКОВОДСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ

Статья 20. Уполномоченный орган в сфере Национального цифрового архива

1. Уполномоченным органом в сфере формирования, ведения, хранения, использования и защиты Национального цифрового архива Республики Вестина является Национальная архивная служба Республики Вестина (далее — Уполномоченный орган).

2. Уполномоченный орган является государственным органом, осуществляющим функции по реализации государственной политики в сфере архивного дела и цифрового архивирования.

3. Уполномоченный орган действует на основании Конституции Республики Вестина, настоящего Закона, иных нормативных правовых актов Республики Вестина, а также своего положения, утверждаемого Правительством Республики Вестина.

4. Уполномоченный орган обладает статусом оператора государственной информационной системы «Национальный цифровой архив».

   
   

Статья 21. Полномочия Уполномоченного органа

Уполномоченный орган в пределах своей компетенции:

1. организует формирование, ведение и развитие Национального цифрового архива;

2. утверждает правила приёма, депонирования, хранения, учёта, доступа, уничтожения и снятия с хранения архивных документов;

3. устанавливает требования к форматам хранения, метаданным и стандартам архивного описания;

4. обеспечивает сохранность, целостность и подлинность архивных документов;

5. осуществляет классификацию документов по уровням доступа;

6. ведёт единый электронный журнал архивного фонда;

7. принимает решения о приёме документов на обязательное и добровольное депонирование;

8. осуществляет контроль за соблюдением законодательства о Национальном цифровом архиве;

9. взаимодействует с государственными органами, судами, архивными учреждениями и иными организациями;

10. представляет Республику Вестина в сфере архивного дела в международных организациях и проектах;

11. осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Республики Вестина.

    
    

Статья 22. Обязанности Уполномоченного органа

Уполномоченный орган обязан:

1. обеспечивать надёжное и бесперебойное функционирование Национального цифрового архива;

2. принимать меры по защите информации, персональных данных и государственных секретов;

3. обеспечивать соблюдение сроков хранения документов;

4. гарантировать равный и законный доступ к архивным материалам в пределах установленного режима доступа;

5. вести учёт всех операций с архивными документами;

6. обеспечивать резервное копирование и восстановление архивных данных;

7. рассматривать обращения граждан и организаций в установленные законом сроки;

8. обеспечивать прозрачность своей деятельности в пределах, не нарушающих режим охраняемой законом информации.

   
   

Статья 23. Руководство Национальной архивной службы

1. Руководство Национальной архивной службой Республики Вестина осуществляет Руководитель Национальной архивной службы.

2. Руководитель Национальной архивной службы назначается на должность и освобождается от должности Президентом Республики Вестина.

3. Руководитель Национальной архивной службы:

4. организует деятельность Уполномоченного органа;

5. несёт персональную ответственность за сохранность архивного фонда;

6. утверждает внутренние регламенты и инструкции;

7. представляет Уполномоченный орган в государственных органах и международных организациях;

8. подписывает официальные документы и акты.

9. Руководитель действует на принципах законности, профессионализма, независимости в пределах своей компетенции и персональной ответственности.

   
   

Статья 24. Ответственность должностных лиц Уполномоченного органа

1. Должностные лица Уполномоченного органа несут ответственность за нарушение законодательства о Национальном цифровом архиве в соответствии с законами Республики Вестина.

2. Причинённый ущерб архивному фонду подлежит возмещению в установленном порядке.